Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на электронный документооборот (ЭДО) становится все более актуальным для организаций, поддерживаемый как законодательством, так и выбором их деловых партнеров. Тем не менее, некоторых руководителей компаний смущает непонимание того, какие конкретные преимущества предоставляет электронный кадровый документооборот и обычный, связан ли этот переход с серьезными трудностями.

Преимущества электронного документооборота

Можно отметить несколько плюсов такого решения, хотя на самом деле их гораздо больше:

1. Упорядочивание документов организации. ЭДО позволяет хранить всю документацию в электронном виде, что значительно упрощает поиск информации и предотвращает дублирование.
2. Ускорение процессов. Работа с электронными документами более быстрая и удобная по сравнению с бумажными, что сокращает время на отправку и получение документов.
3. Снижение административных расходов. ЭДО позволяет экономить на расходах, связанных с бумагой, печатью и доставкой, что делает бизнес более экономически эффективным.
4. Точный документооборот. ЭДО обеспечивает безопасную передачу документов и позволяет отслеживать их статус, а также проверять их соответствие форматам ФНС и срокам действия сертификата КЭП, что снижает вероятность ошибок и увеличивает доверие со стороны партнеров.

Все эти преимущества может дать и мобильный документооборот.

Минусы электронного документооборота

На самом деле, их гораздо меньше, чем плюсов. Так, есть необходимость разработки регламента и изменений в учетной политике, но это не отнимает много времени. Также потребуется квалифицированный сотрудник для обслуживания и обновления системы. Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, требуется настройка роуминга, но автоматический роуминг становится все более распространенным. А если вы еще и подключите проверенную систему ЭДО, то эти минусы вообще не покажутся проблемой.

Стоит ли вести мобильный электронный документооборот

Переход на ЭДО не является обязательным с точки зрения законодательства, но многие контролирующие органы требуют от организаций и индивидуальных предпринимателей использование электронной отчетности. Кроме того, некоторые новые законодательные изменения предусматривают обязательное использование ЭДО. Переход на ЭДО упрощает взаимодействие с контрагентами и сокращает временные затраты, что делает компанию более мобильной и конкурентоспособной.

Электронный кадровый документооборот

Если вы задумываетесь о внедрении ЭДО в сфере кадрового учета, важно учесть, что это также может значительно упростить и ускорить процессы, связанные с кадровыми документами. Узнать стоимость ЭДО в этой области и оценить пользу от ведения мобильного документооборота для кадровых вопросов может быть решающим шагом в современном бизнесе.